你叫得出同事的名字吗？这个问题或许考不倒你。但是，你能说得出你的同事具备什么能力吗？这个问题，可就让人伤透脑筋了。如果再接着问，如果发生紧急状况，你能够找到具备适当能力的同事、组成应变小组吗？如果你回答不出来，那你的组织就需要好好进行一番“能力盘点”了。
能力盘点为什么重要？
近期的美国《劳动力》杂志（Workforce）报导指出，在美国遭受911恐怖攻击后，大家不约而同地发现，能够精确掌握企业人力技能的公司，应变速度较快。企业如果有通盘掌握企业员工技能的系统，公司就可以在短时间内找到具备某种专业能力（例如能说法文）及专业经验（例如具有债券交易经验)的员工，递补工作空缺，使公司营运尽快恢复正常。
不过，企业了解员工能力，不仅是为了应付紧急情况，更重要的是在今天竞争激烈的环境中生存。市场竞争日益激烈，企业必须掌握更专业化的技能及知识，才能掌握成功契机。
对今天的企业来说，提供好产品、运用有效的行销手法卖给顾客、做出好看的财务报表或是采用热门信息科技都无法保证成功，最重要的是组织到底拥有什么样的能力。组织所拥有的技能，不但决定了企业营运的方式，也决定了企业是否能有效地与顾客及企业伙伴互动，这才是企业能否成功的关键。
所以建立企业员工的“技能清单”（skill inventory）是当务之急。越来越多公司采取相同的做法，发展出可以盘点企业员工能力的系统，以便掌握公司里谁会用文字处理软件、谁会开堆高机、谁有团队精神、谁能创意思考。在企业拟定招募计划、培训计划及接班计划时，这套盘点系统成为影响决策的关键。
而且，建立技能清单可以协助企业，评估自己有无研发新产品或跨入新行业的能力。如果发现企业未来移动的方向与现有员工的能力有差距，就必须透过教育培训或征募合适的员工来补足技能清单上的空缺。经过这样审慎的人力调整，可以大幅降低企业决策的风险。
如何建立技能清单？
但是，到底该如何着手进行企业内部人力盘点、建立技能清单？大家的第一个反应，可能就是要花大钱导入信息系统。其实并不尽然。《劳动力》杂志指出，大型企业因员工众多，可以考虑采用由SAP、Oracle或 PeopleSoft提供的人力资源专业软件。不过，切记在运用计算机软件时，要让软件来配合企业流程，而非让企业流程配合软件。对中小型企业来说，是否运用信息科技建立技能清单不是重点，不管用书面作业还是用计算机处理，首先应设定一个建立清单的流程，作为日后发展整个数据库的起点。
此外，《劳动力》杂志也建议企业从下列5个方面，加强自己掌握员工技能：
1，利用调查、访问、焦点团体、分析，找出企业所需要与所拥有的关键技术与关键能力。因为每个组织都有不同的需求，必须找出能够提升自己绩效的能力。
2，建立追踪员工绩效表现的管理系统。利用检查表或是特定的软件，追踪员工现在的能力，以及未来应具备的能力，也可以将所搜集的信息告诉员工，帮助他们发展。
3，将技术与能力盘点与招募、培训、接班的人力资源系统结合。列出了关键能力，招募人员就知道在面试时需要问的问题，培训人员也就知道要增加什么样的课程。
4，切记，技术与能力盘点不是一次即可的解决方案，而是持续的过程。盘点的系统与所需要的能力，都要定期更新，才能符合企业变动的需求。
5，不要期待立即出现奇迹似的改变。因为填补技能不但需要努力，更需要时间。
透过人力盘点及后续的管理，企业得以分析出自己的优点、弱点及目前的需求， 如此一来，就能发挥人力资本的最大效益，并且做出正确的决策。但是切记人力盘点必须时时进行，以确保企业能掌控最新信息。另外，企业应该体认到，要补足企业人力资本，符合市场规格是要花时间的，别在短期内期待过高，希望马上改善企业的竞争力，毕竟，罗马不是一天造成的。
来源：北京智诚管理顾问公司